Документальная проверка – сложный период в жизни любой организации. Особенно высокая моральная нагрузка в период ревизии государственных органов приходится на бухгалтерскую и кадровую службы предприятия, поскольку именно в этих отделах хранятся первичные документы фиксирующие факты хозяйственной жизни компании, прием, перевод, увольнение сотрудников, и локальные акты предприятия.

Главной целью ревизий государственной инспекции труда является контроль соблюдения работодателями норм законодательства о труде и нормативных актов по его охране. Контрольные мероприятия трудовой инспекции регламентируются положениями Трудового Кодекса, Постановлениями Правительства и нормативными актами субъектов регионов.

Виды проверок и критерии их проведения

Ревизии, осуществляемые государственными органами, подразделяются на плановые и внеплановые, и бывают документарными и выездными. Для проведения проверок нужны веские основания и причины.

Плановые проверки

Плановые ревизионные мероприятия проводятся один раз в три года. Перечень критерий для их проведения приведен в законе № 294-ФЗ и является закрытым. Проверяющие не имеют права назначать ревизии по основаниям, отличных от перечисленных:

• со дня государственной регистрации компании истекло три года;
• три года прошло с момента проведения последней плановой ревизии;
• осуществление работодателем фактической деятельности в течение трех лет.

Внеплановые проверки

Внеплановые проверки не привязаны к конкретному временному промежутку, основанием для их проведения служит жалоба сотрудников компании или надзорных органов:

• заявления работника или группы работников о нарушении трудового законодательства в компании;
• запрос на проверку условий труда в организации;
• угроза причинения вреда жизни и здоровью сотрудников организации; подобные заявления могут поступить от сотрудников компании, от государственных организаций, средств массовой информации или других работодателей;
• контроль исправления выявленных нарушений предыдущей ревизией;
• проведение контрольных мероприятий по запросу прокуратуры или вышестоящих органов власти.

Трудовая инспекция может проводить тематические проверки, охватывающие определенные вопросы. Выходить за пределы обозначенной темы и требовать документы, не относящиеся к предмету ревизии, инспекторы не имеют права.

Информация о плановой проверке

Ознакомиться графиком предстоящих проверок может любая организация. Списки, компаний, попавших в выборку на предстоящий год можно отследить, указав ИНН:

• на сайте Роструда; данные на предстоящий год должны быть опубликованы до 31 декабря предшествующего; указываются дата и месяц предстоящей ревизии;
• на сайте Генпрокуратуры; ресурс публикует сведения о предстоящих визитах не только трудовой инспекции, но и иных надзорных органов; указываются месяц, срок и предмет проверочных мероприятий.

Проверки, не указанные на сайте Прокуратуры, считаются незаконными и их результаты подлежат аннулированию.
Исключения составляют плановые ревизии медицинских, образовательных и социальных организаций. Проверочные мероприятия по ним могут проводиться более двух раз в течение трех лет.
Вне графика проводятся и внеплановые контрольные мероприятия, время проведения которых фиксируется в специальных журналах.

Сроки проведения

Контрольное мероприятие не может длиться дольше двадцати рабочих дней, при наличии филиалов не дольше шестидесяти; малое предприятие проверяется пятьдесят часов, а микро – пятнадцать. На внеплановые мероприятия данные ограничения не распространяются.
При наличии оснований, инспекторы могут продлить ревизию на двадцать рабочих дней, предварительно за три дня предупредив работодателя.

Контрольное мероприятие

О предстоящем визите в организацию, ревизоры должны сообщить за три дня до начала мероприятия. Контролеры наделены большими полномочиями: могут проводить осмотры помещений, беседовать с сотрудниками и должностными лицами компании, запрашивать документы, которые должны быть предоставлены в подлинниках, могут снимать с них копии и делать выписки.

Документы

Точный список отсутствует, контролеры имеют право запросить любые документы, подтверждающие взаимоотношения работодателя и сотрудников в сфере трудовых отношений.
Бумаги, представляемые во время документальной проверки можно разделить на три группы:

• отдела кадров; контролеры запрашивают уставные документы, трудовые договоры, должностные инструкции, трудовые книжки и вкладыши в них, книги их учета, штатное расписание, графики отпусков, кадровые приказы, журналы ознакомления сотрудников с локальными актами компании, лицевые счета работников, положение об оплате труда и премировании, правила внутреннего трудового распорядка;
• бухгалтерии; здесь ревизоры требуют расчетно-платежные ведомости, больничные листы, табели учета отработанного времени, расчетные листки, приказы на установление премий и доплат;
• по охране труда; контролю подлежат положение об аттестации, медицинских осмотрах и обучении сотрудников, инструкции по охране труда и технике безопасности, книга регистрации несчастных случаев, предписания и распоряжения руководителя.

Отдел кадров

При проведении ревизии в отделе кадров помимо перечисленных выше документов, инспекторов могут заинтересовать приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, об отстранениях от работы, удержаниях из заработной платы, обоснованности производственной необходимости временных переводов сотрудников, установлении неполного рабочего дня, привлечении к сверхурочной работе и работе в выходные и праздники, об индексации заработной платы.
Обращают внимание контролеры и на содержание локальных нормативных актов на предмет соответствия законодательству о труде и отсутствии противоречий по отношению друг к другу.

Бухгалтерия

В финансовом отделе проверяются правильность начислений и сроки выплат сотрудникам заработной платы, отпускных сумм, пособий по временной нетрудоспособности, выплаты беременным женщинам и пособий на детей, компенсации.

Типичные нарушения

Во время контрольных мероприятий ревизоры выявляют типичные нарушения работодателей:

• невыдача расчетных листков по начислениям и удержаниям за месяц;
• ошибки в оформлении первичных документов: лицевых счетах, платежных ведомостях, расходных кассовых ордерах;
• нарушения сроков выплат и отсутствие компенсации за каждый день просрочки;
• отсутствие или некорректное оформление трудовых договоров; не указание существенных условий, сроков выплаты заработной платы, отсутствие указания ее размера;
• отсутствие или некорректное заполнение графика отпусков;
• ошибочные записи в трудовых книжках, лицевых счетах, личных делах сотрудников;
• отсутствие внутренних нормативных актов: правил трудового распорядка, положения об оплате труда, премировании; не указание в документах периодов и алгоритма индексации заработной платы, места и сроков выплаты; отсутствие подписей ознакомленных сотрудников;
• ошибки в оформлении табелей учета отработанного времени, приказах, штатном расписании.

По результатам ревизии, контролеры составляют акт, а при выявленных нарушениях и протокол. Работодателю выдается предписание на устранение выявленных нарушений с установлением конкретного срока исполнения.

Ответственность

Трудовая инспекция имеет право проконтролировать исполнение предписаний. В случае уклонения работодателя от своих обязанностей, наступает административная ответственность. Понести ответственность может не только руководитель компании, но и начальник отдела кадров, и главный бухгалтер. Рядовых сотрудников к ответственности привлекать не имеют права.
За злостные нарушения трудового законодательства может последовать дисквалификация должностных лиц работодателя, административная или уголовная ответственность.

Заключение

Проверка трудовой инспекции серьезное испытание для работодателя, к которому невозможно подготовиться за один день. Документы должны оформляться сразу же, не откладываться в долгий ящик. Периодически проводить ревизию недостающих бумаг и оформлять при их необходимости; проверять соответствие локальных нормативных актов на соответствие текущему законодательству, вносить в них необходимые дополнения и изменения. И тогда никакая ревизия компании не будет страшна, и не последует предусмотренная законодательством ответственность.