Открываю магазин: что нужно купить кроме онлайн-кассы

Быстрый чек-лист: что может понадобиться магазину

Для начала — простая шпаргалка. Не технические характеристики оборудования, а зачем всё это вообще нужно в магазине.

1. Онлайн-касса: начинайте не с модели, а со сценария

Одна из типичных ошибок при открытии магазина — сначала купить понравившуюся кассу, а потом думать, как на ней работать.

Лучше наоборот. Перед выбором ККТ ответьте на несколько вопросов:

• чем вы будете торговать;
• есть ли среди товаров маркированная продукция;
• сколько примерно покупателей ожидается за смену;
• будет ли касса работать самостоятельно или с товароучётной системой;
• нужен ли эквайринг;
• есть ли стабильный интернет;
• будут ли весовые товары;
• сколько товарных позиций в ассортименте.

Для небольшой торговой точки может подойти автономная касса или смарт-терминал. Если предполагается серьёзная товароучётная система и постоянный поток покупателей, удобнее полноценное кассовое место: POS-терминал или компьютер, фискальный регистратор и периферия.

То есть вопрос не в том, какая касса лучше вообще, а в том, какая лучше подходит конкретному магазину.

2. Фискальный накопитель: проверьте, входит ли он в цену

Это особенно важно при сравнении предложений.

Одна и та же модель ККТ может продаваться отдельно и в комплекте с фискальным накопителем. В результате предприниматель видит две одинаковые на первый взгляд кассы с заметно отличающейся ценой.

Фискальный накопитель устанавливается внутри ККТ и используется для формирования, хранения и защиты фискальных данных.

Выбирать ФН только по принципу «какой дешевле» не стоит. Подходящий вариант определяется с учётом условий применения кассы и действующих требований.

3. ОФД: как чеки передаются в налоговую

В обычном сценарии онлайн-касса передаёт сформированные фискальные документы через оператора фискальных данных — ОФД.

Если объяснять совсем просто, ОФД является связующим звеном между кассой и ФНС: получает фискальные документы от ККТ и передаёт их в налоговую.

Поэтому запуск кассы лучше рассматривать не как покупку одной коробки, а как связанную цепочку:

Если всё подготовить заранее, не придётся в последний вечер перед открытием выяснять, почему новая касса физически стоит на прилавке, но магазин ещё не готов нормально проводить продажи.

4. Интернет: кассовому месту нужна стабильная связь

Wi-Fi в магазине есть. Отлично. Но важно, чтобы он нормально работал именно там, где будет установлена касса.

На практике хороший сигнал возле входа и стабильная связь за прилавком — не всегда одно и то же.

Перед установкой оборудования стоит проверить связь непосредственно на будущем кассовом месте. Особенно если планируется Wi-Fi или мобильная сеть.

Интернет может понадобиться не только ККТ. Его используют кассовые и облачные программы, банковское оборудование, сервисы товарного учёта и компоненты, связанные с маркировкой.

При кратковременном пропадании связи касса в обычном режиме не обязательно прекращает продажи: фискальные документы могут сохраняться в ФН и передаваться после восстановления соединения. Но стабильную связь всё равно лучше организовать заранее.

5. Сканер штрихкода: одна из самых полезных покупок после кассы

Представим магазин с несколькими сотнями товаров.

Без сканера кассиру приходится искать нужную позицию в программе. Со сканером достаточно считать штрихкод.

На одном покупателе разница кажется небольшой. На десятках и сотнях продаж за день она становится очевидной.

1D или 2D?

Обычные линейные штрихкоды считывают 1D-сканеры. Для двумерных кодов, в том числе Data Matrix, требуется соответствующий 2D-сканер.

Если магазин работает с маркированными товарами, возможность корректно считывать необходимые коды становится принципиальной. Поэтому при открытии новой торговой точки разумно сразу смотреть на реальный ассортимент, а не выбирать сканер только по минимальной цене.

6. Эквайринг: как покупатель будет платить картой?

Касса и банковский терминал — не одно и то же.

Для приёма банковских карт необходимо организовать эквайринг. Есть несколько вариантов.

Отдельный банковский терминал

Рядом с кассой устанавливается банковский терминал. Если устройства не интегрированы между собой, кассир принимает оплату на терминале, а на кассе формирует чек с безналичным способом оплаты.

Интеграция кассы и терминала

При соответствующей настройке кассовая программа и банковский терминал могут взаимодействовать между собой. Это уменьшает количество ручных операций и особенно удобно при постоянном потоке покупателей.

Касса со встроенным эквайрингом

Есть устройства формата «2 в 1», где кассовое устройство и приём безналичной оплаты объединены.

Какой вариант выбрать, зависит не только от стоимости оборудования. Нужно учитывать банк, условия эквайринга, оборот, формат торговли и удобство кассира.

7. Денежный ящик: нужен ли он?

Если магазин активно работает с наличными, денежный ящик — логичное дополнение стационарного кассового места.

Его задача довольно простая: удобно и организованно хранить наличные на рабочем месте кассира.

При подходящей схеме подключения денежный ящик может открываться по команде кассового оборудования.

Перед покупкой нужно проверить способ подключения и совместимость ящика с конкретным кассовым оборудованием.

Если наличные используются редко, необходимость отдельного ящика уже зависит от организации работы конкретной точки.

8. Нужен ли магазину отдельный компьютер?

Не обязательно.

Кассовое место можно построить по-разному.

Вариант 1. Автономная касса или смарт-терминал

Касса сама используется как рабочее устройство кассира. В зависимости от выбранной модели и программного решения отдельный компьютер для формирования чеков может не потребоваться.

Вариант 2. Полноценное POS-место

POS-терминал или компьютер работает вместе с фискальным регистратором, сканером, денежным ящиком и кассовой программой.

Такой подход чаще выбирают при большом ассортименте, интенсивной торговле или когда требуется работа с полноценной товароучётной системой.

9. Продаёте товар на вес? Понадобятся весы

Овощи, фрукты, конфеты, мясо, сыр и другие товары могут продаваться по весу.

Но даже здесь не существует одного универсального варианта.

В небольшом магазине продавец может взвешивать товар непосредственно во время продажи. В другой точке используются весы, связанные с кассовым рабочим местом. При большом количестве фасованной продукции может потребоваться совершенно другой процесс.

Поэтому перед покупкой задайте два вопроса:

• где именно будет взвешиваться товар;
• как информация о весе должна попадать в кассовую систему.

Ответы на них и определяют необходимое оборудование.

10. Принтер этикеток: нужен далеко не каждому магазину

Если поставщики привозят полностью готовый к продаже товар, отдельный принтер этикеток может вообще не понадобиться.

Другое дело, если магазин самостоятельно:

• печатает внутренние товарные этикетки;
• печатает штрихкоды;
• фасует продукцию;
• перемаркировывает товар внутренними этикетками;
• использует этикетки в собственной системе товарного учёта.

Тогда принтер этикеток становится нормальным рабочим инструментом.

11. Товароучётная программа: подумайте о ней до покупки оборудования

В день открытия предпринимателя обычно больше всего интересует продажа. Через некоторое время появляются другие вопросы:

• сколько товара осталось;
• что заканчивается;
• что нужно заказать поставщику;
• какие позиции продаются лучше;
• какая цена должна быть на кассе;
• где возникла разница между фактическим и учётным остатком.

Для этого используется товарный учёт.

В простом магазине части функций кассовой системы может быть достаточно. При большом ассортименте обычно применяется отдельная товароучётная программа.

Если вы уже знаете, в какой системе будете вести магазин, это лучше учитывать до покупки кассового оборудования.

12. Маркированные товары: требования к кассовому месту становятся серьёзнее

Если в ассортименте есть товары, подлежащие обязательной маркировке, кассовое место необходимо готовить с учётом этого сценария с самого начала.

В зависимости от конкретной товарной группы и используемого решения значение могут иметь:

• модель и конфигурация ККТ;
• фискальный накопитель;
• формат фискальных документов;
• кассовое программное обеспечение;
• 2D-сканер;
• работа с системой маркировки;
• электронный документооборот;
• необходимые компоненты разрешительного режима.

13. Алкоголь: отдельный сценарий открытия магазина

Если планируется торговля алкогольной продукцией, ещё до закупки оборудования необходимо учитывать требования и процессы, связанные с ЕГАИС и конкретным ассортиментом.

Поэтому кассовое место продуктового магазина с алкоголем нельзя механически собирать по тому же принципу, что кассу для магазина одежды или небольшой непродовольственной точки.

А теперь самое полезное: собираем комплект под магазин

Что можно не покупать сразу

Вот здесь начинающий предприниматель действительно может сэкономить.

Не каждому магазину нужен:

• отдельный компьютер;
• дорогой POS-терминал;
• денежный ящик;
• принтер этикеток;
• весы;
• отдельный банковский терминал;
• сложная товароучётная система.

Например, небольшая торговая точка может начать со смарт-терминала и сканера, если возможности выбранного решения полностью закрывают её задачи.

Что чаще всего забывают перед открытием

Есть ещё одна категория расходов, которую легко пропустить: не само оборудование, а его запуск.

Кассу недостаточно поставить на прилавок. В зависимости от выбранного решения потребуется зарегистрировать и настроить ККТ, подключить необходимые сервисы, загрузить товары, настроить периферию и проверить рабочее место целиком.

До открытия проведите полноценный тест:

1. Продайте обычный товар.
2. Считайте товар сканером.
3. Проведите наличную оплату.
4. Проведите безналичную оплату.
5. Проверьте сформированный кассовый чек.
6. Проверьте передачу фискальных документов.
7. Если есть весовой товар — проведите продажу по весу.
8. Если есть маркированный товар — отдельно проверьте соответствующий сценарий продажи.
9. Проведите тестовый возврат.
10. Убедитесь, что кассир понимает порядок работы.

Главная ошибка — покупать оборудование по отдельности

Сначала предприниматель покупает кассу.

Потом выясняется, что нужен сканер.

Покупает сканер — оказывается, предстоит работать с маркировкой.

Затем появляется эквайринг.

Потом товароучётная программа.

За несколько дней до открытия всё это впервые пытаются соединить — и именно здесь начинаются проблемы.

Правильнее двигаться в обратном порядке:

Только после этого становится понятно, какую именно кассу, сканер, весы и остальное оборудование имеет смысл покупать.

Один магазин — один комплект

Универсального набора «всё для магазина» не существует.

Магазину одежды, небольшой продуктовой точке и супермаркету нужны разные кассовые места. Даже два продуктовых магазина могут потребовать совершенно разное оборудование, если один продаёт только упакованные продукты, а второй работает с весовым товаром, алкоголем и маркированной продукцией.

Поэтому сначала лучше составить схему будущей торговли, а уже под неё собирать кассовое место.